業務自動化ツール 導入マニュアル¶
このサイトについて
このサイトは、リジェクリニックの業務自動化ツールの操作方法と運用ルールを説明する内部マニュアルです。 対象読者: 山下さん (看護師) / 外山さん (事務) / 戸原院長
このマニュアルでわかること¶
- 何が自動化されているか — 山下さんがこれまで手作業で行っていた業務のうち、どこが自動化されたのかを画面付きで解説します
- いつ何が起きるか — 自動実行のタイミングと、どこに通知が来るかを一覧化しています
- 困ったときの対応 — エラーが出た場合の確認方法と、戸原院長へのエスカレーション手順を案内しています
このマニュアルの読み方¶
各ツールの解説ページには、以下の 7 つのセクションが共通で含まれています。
| セクション | 何が書いてあるか |
|---|---|
| ★ 概要バナー | 1 文サマリと対象者・実行頻度 |
| 📨 メッセージ一覧 | 誰に、どこに、いつ、何が届くか |
| 🕒 実行スケジュール | 自動実行されるタイミング |
| ✅ 検知とステータス | 実行されたかの確認方法 |
| ⚠️ エラーハンドリング | エラー時の通知先と対応 |
| 🆚 現行作業 vs 自動化対比 | 手作業と自動化の Before/After |
| 🚨 エスカレーション | 戸原院長への連絡フロー |
最初に読むべきページとして、共通の仕組みを解説した 裏側で動いている共通の仕組み ページを用意しています。「通知ハブ」「監査ログ」など複数のツールで何度も登場する用語は、こちらにまとめてあります。
Phase 1 MVP (現在公開中)¶
| ツール | 対象業務 | 主担当 | 実行頻度 |
|---|---|---|---|
| 給与明細送信 (payslip_send) | 月次給与明細の Gmail 送信 | 山下さん | 月 1 回 |
| 採用応募返信 (recruit_auto_reply) | 採用応募者への自動返信 | 院長 (即時判断) / 山下さん (例外時確認) | 応募時即時 |
| 日報作成 (daily_report) | 日次業務日報の Slack 投稿 | 山下さん | 日 1 回 (営業終了後) |
今後の公開予定¶
| Phase | ツール群 | 公開予定 |
|---|---|---|
| Phase 2 | 勤怠実績確認・シフト作成・予約枠解放 | 2026-06 中旬 |
| Phase 3 | 請求書発行 (法人/個人/分類)・月次報告書・カレンダー更新 | 2026-06 下旬 |
| Phase 4 | 定例準備 (クリニック/商品会議/商品開発)・VIPスケジュール共有 | 2026-07 中旬 |
| Phase 5 | メール・LINE 自動返信、患者問い合わせ返信、SNS 更新・閲覧確認、転記作業 | AI 検索基盤 (ナレッジ検索) の準備完了後 |
困ったとき¶
このマニュアルで解決しない疑問・トラブルが発生した場合は、以下の順序で対応してください。
- 各ツール解説ページの ⚠️ エラーハンドリング セクションを確認
- 解決しない場合は 🚨 エスカレーション セクションの手順に従って戸原院長へ連絡
このサイトについて: 作成・運用は倉橋が担当しています。記載内容に誤りや更新依頼がある場合は、倉橋までご連絡ください。